การตักเตือนพนักงานกรณีประพฤติมิชอบ

การตักเตือนพนักงานกรณีประพฤติมิชอบหรือปฏิบัติงานไม่ดีเป็นขั้นตอนที่มีผลโดยตรงต่อทั้งบรรยากาศในที่ทำงานและความเสี่ยงทางกฎหมายขององค์กร

ผลสำรวจล่าสุดพบว่า 30% ของข้อพิพาทแรงงานในไทยเกิดจากความเข้าใจผิดระหว่าง HR และพนักงานในกระบวนการตักเตือน

คุณเคยสงสัยหรือไม่ว่าแต่ละรูปแบบของการตักเตือนส่งผลแตกต่างกันต่อขวัญกำลังใจและสถานะทางกฎหมายมากน้อยแค่ไหน? การสื่อสารหรือบันทึกที่ไม่ชัดเจนเพียงครั้งเดียว อาจสร้างต้นทุนทางธุรกิจและความเสี่ยงมหาศาลในอนาคต

ประเภทและระดับการตักเตือนพนักงาน

การเลือกตักเตือนด้วยวาจา vs ลายลักษณ์อักษร

การตักเตือนพนักงานมี 2 รูปแบบหลัก: ตักเตือนด้วยวาจาและตักเตือนเป็นลายลักษณ์อักษร

• การตักเตือนด้วยวาจาเหมาะสำหรับพฤติกรรมหรือข้อผิดพลาดเล็กน้อย เช่น การมาสายครั้งแรก
• การตักเตือนเป็นลายลักษณ์อักษรใช้เมื่อเหตุการณ์รุนแรงขึ้น หรือเกิดซ้ำ เช่น การไม่ปฏิบัติตามกฎระเบียบซ้ำ

ข้อดีของการตักเตือนด้วยวาจา: ช่วยให้พนักงานปรับตัวโดยไม่รู้สึกกดดัน แต่บันทึกอาจไม่เพียงพอต่อข้อพิพาทภายหลัง
ข้อดีของการตักเตือนเป็นลายลักษณ์อักษร: มีหลักฐานชัดเจน ลดความเสี่ยงการฟ้องร้อง แต่ต้องสื่อสารอย่างเหมาะสม

เกณฑ์และปัจจัยกำหนดรูปแบบตักเตือน

ก่อนเลือกวิธี ควรประเมินปัจจัยสำคัญเหล่านี้

• ความร้ายแรงของเหตุการณ์
• ความถี่หรือความซ้ำซากของพฤติกรรม
• ประวัติการทำงานและผลงานที่ผ่านมา

ตรวจสอบข้อเท็จจริงและรวบรวมข้อมูลก่อนตัดสินใจทุกครั้ง
อ้างอิงข้อมูลกฎหมายแรงงานไทยเพิ่มเติมที่เว็บไซต์ กระทรวงแรงงาน

การเลือกระดับการตักเตือนที่เหมาะสมช่วยเสริมสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่โปร่งใสและเป็นธรรม พร้อมลดโอกาสเกิดข้อพิพาททางกฎหมายในระยะยาว

ขั้นตอนตักเตือนพนักงานที่ถูกต้อง

ลำดับการปฏิบัติและเตรียมตัวก่อนตักเตือน

การตักเตือนพนักงานกรณีประพฤติมิชอบหรือปฏิบัติงานไม่ดี เริ่มด้วยการตรวจสอบข้อมูลและพฤติกรรมอย่างเป็นกลางเสมอ

ควรดำเนินการตามขั้นตอนที่ชัดเจน ดังนี้

• ตรวจสอบข้อเท็จจริงทุกด้าน
• รวบรวมหลักฐานที่เกี่ยวข้อง เช่น เอกสารหรือพยาน
• บันทึกข้อมูลเหตุการณ์อย่างละเอียด

บทบาทของ HR หรือผู้จัดการคือการสร้างบรรยากาศปลอดภัย ไม่ตัดสินล่วงหน้า และชี้แจงสิทธิของพนักงานอย่างโปร่งใส

ข้อควรหลีกเลี่ยง ได้แก่ การตักเตือนต่อหน้าทีมหรือไม่แจ้งเหตุผลอย่างชัดเจน

การมอบหนังสือและขอลายเซ็นรับทราบ

หนังสือตักเตือนที่ได้มาตรฐานควรประกอบด้วย

• รายละเอียดเหตุการณ์
• วันที่ดำเนินการ
• แนวทางหรือมาตรการแก้ไข

ควรอธิบายเนื้อหาอย่างตรงไปตรงมา พร้อมเว้นที่ให้พนักงานลงชื่อรับทราบ

หากพนักงานปฏิเสธการเซ็น ควรมีพยานร่วม หรือบันทึกเหตุการณ์และเหตุผลทันที

ทุกขั้นตอนนี้จะช่วยให้ทั้งฝ่ายบริหารและพนักงานเข้าใจสถานการณ์มากขึ้น และลดโอกาสความขัดแย้งในที่ทำงาน

เทคนิคสื่อสารเมื่อตักเตือนพนักงาน

สร้างบรรยากาศเชิงบวกขณะตักเตือน

การสร้างบรรยากาศเชิงบวกขณะตักเตือนพนักงานต้องเริ่มด้วยการพูดคุยส่วนตัวในสถานที่ที่เป็นกลางและปลอดภัย เพื่อให้พนักงานรู้สึกได้รับความเคารพและมีโอกาสอธิบายตัวเอง

เทคนิคสำคัญที่ช่วยลดแรงตึงเครียดและสร้างความไว้วางใจ ได้แก่

• เปิดบทสนทนาด้วยท่าทีเป็นกลาง
• ใช้ถ้อยคำที่ชัดเจน ไม่เน้นอารมณ์
• ฟังพนักงานโดยไม่แทรก

กลยุทธ์ Feedback เปลี่ยนโอกาสเป็นการเรียนรู้

เปลี่ยนสถานการณ์ตักเตือนให้เป็นโอกาสเรียนรู้ด้วยการใช้ Feedback เชิงสร้างสรรค์ เช่น

• อธิบายข้อผิดพลาดด้วยข้อเท็จจริง
• เสนอแนวทางปรับปรุงที่จับต้องได้
• ตั้งคำถามเพื่อให้พนักงานมีส่วนร่วม เช่น “คุณเห็นช่องทางแก้ไขอย่างไรบ้าง?”

ยิ่งคุณแสดงจุดมุ่งหมายชัดเจนและเปิดโอกาสให้พนักงานมีส่วนร่วม กระบวนการตักเตือนจะกลายเป็นแรงสนับสนุนการพัฒนาได้ทันที

ข้อควรระวังทางกฎหมายในการตักเตือน

กฎหมายแรงงานไทยที่ HR ต้องรู้

การตักเตือนพนักงานกรณีประพฤติมิชอบหรือปฏิบัติงานไม่ดี ควรดำเนินการด้วยความรอบคอบตามกฎหมาย เพื่อป้องกันการเกิดข้อพิพาทแรงงาน

ส่วนที่สำคัญที่องค์กรต้องเตรียมครบถ้วน ได้แก่

• การเก็บหลักฐาน เช่น บันทึกเหตุการณ์ อีเมล ภาพกล้องวงจรปิด และใบแจ้งเหตุ
• การแจ้งตักเตือนอย่างเป็นทางการ พร้อมระบุเหตุผล รายละเอียด และระยะเวลาปรับปรุง
• รับรองว่าพนักงานได้รับหนังสือและสิทธิชี้แจง ยึดตามกฎหมายแรงงานไทย ปี 2541

การจัดเตรียมหลักฐานครบถ้วนคือหัวใจในการลดความเสี่ยงข้อพิพาท

ป้องกันฟ้องร้องและข้อพิพาทแรงงาน

ข้อผิดพลาดที่มักพบ ได้แก่ การออกหนังสือตักเตือนที่ขาดข้อมูล หรือไม่ให้โอกาสพนักงานชี้แจง

หากถูกพนักงานร้องเรียน หรือฟ้องร้อง HR ควรดำเนินการดังนี้

• รวบรวมเอกสารที่เกี่ยวข้องทันที
• ตั้งคณะกรรมการสอบสวนตามขั้นตอนบริษัท
• ขอคำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญ เช่น อ้างอิงข้อมูลจาก สำนักงานศาลแรงงานกลาง เพื่อความมั่นใจ

การตักเตือนที่โปร่งใส ครบหลักฐาน และเป็นธรรม ช่วยลดข้อพิพาทและป้องกันการฟ้องร้อง ต้นทุนจากข้อพิพาทแรงงานอาจสูงถึงหลักแสนบาทต่อกรณี การเตรียมตัวอย่างรอบคอบคือวิธีที่ดีที่สุด

แนวปฏิบัติหลังการตักเตือน

ติดตามและประเมินผลการแก้ไขพฤติกรรม

กระบวนการติดตามหลังการตักเตือนพนักงานกรณีประพฤติมิชอบหรือปฏิบัติงานไม่ดี ช่วยให้การปรับปรุงพฤติกรรมมีประสิทธิภาพและยั่งยืน

องค์กรควรใช้หลักเกณฑ์วัดผล เช่น

• บันทึกข้อสังเกตเกี่ยวกับพฤติกรรมในช่วง 1-3 เดือน
• ประเมินผลสัมฤทธิ์งาน, เวลามาเข้างาน, และการมีส่วนร่วมในทีม

สำหรับการติดตามและสื่อสาร จัดให้มี

• การตรวจสอบผลเป็นระยะ เช่น ทุก 2-4 สัปดาห์
• การพูดคุยเพื่อสะท้อนผลและปรับทิศทางร่วมกัน
• การบันทึกรายงานผลและเอกสารสำคัญทุกครั้งเพื่อความถูกต้อง

การติดตามผลที่ชัดเจน เพิ่มพลังให้พนักงานเห็นโอกาสและความรับผิดชอบในตนเอง

แผนพัฒนาและสนับสนุนการเปลี่ยนแปลง

สร้างแผนพัฒนาบุคคล (IDP) โดย

• กำหนดเป้าหมายพฤติกรรมหรือทักษะที่ต้องการให้พนักงานพัฒนา
• จัดให้มีการโค้ชหรือให้คำปรึกษาอย่างต่อเนื่อง
• บันทึกแผนงานร่วมและทบทวนความคืบหน้า

องค์กรที่มีวัฒนธรรมการตักเตือนเชิงสร้างสรรค์ มีแนวโน้มลดอัตราเปลี่ยนงานลงถึง 20% ภายในปีเดียว

ผู้บริหารและ HR ที่เน้นติดตามและส่งเสริมพัฒนาการ จะเห็นการปรับตัวและผลลัพธ์ที่ดีขึ้นอย่างชัดเจนตลอดกระบวนการ

การติดตามผลหลังการตักเตือนด้วยกระบวนการที่เป็นระบบ จะช่วยให้องค์กรมั่นใจว่าพนักงานได้รับโอกาสในการแก้ไข พร้อมทั้งสร้างวัฒนธรรมการพัฒนาและความไว้วางใจในทีม.

FAQ: การตักเตือนพนักงาน

การเริ่มต้นตักเตือนพนักงานกรณีประพฤติมิชอบหรือปฏิบัติงานไม่ดีควรเลือกวิธีที่เหมาะสมกับสถานการณ์

ควรเริ่มตักเตือนพนักงานครั้งแรกอย่างไร

คำถามสำคัญขององค์กร ได้แก่:

• วิธีที่ควรใช้ตักเตือนพนักงานครั้งแรก
• วิธีดำเนินการหากพนักงานไม่ลงนามในหนังสือ
• ผลของการตักเตือนต่อโอกาสเลื่อนตำแหน่งหรือขึ้นเงินเดือน
• ระยะเวลาหมดอายุของหนังสือตักเตือน

ตัวอย่างสถานการณ์และแนวทางปฏิบัติที่ถูกต้อง

• การตักเตือนควรเริ่มต้นด้วยการแจ้งเตือนด้วยวาจาแบบส่วนตัว เช่น เรียกพนักงานเข้าพบในที่เงียบเพื่อป้องกันความอับอาย
• หากพนักงานปฏิเสธไม่ยอมลงนามรับทราบ ควรมีพยานร่วมรับรู้หรือบันทึกเหตุการณ์ไว้ในเอกสาร
• ระบุผลกระทบของการตักเตือนต่อสิทธิและประโยชน์ เช่น การเลื่อนขั้นหรือโบนัสในหนังสือให้ชัดเจน

ข้อมูลและแนวทางตามกฎหมายล่าสุด

• หนังสือตักเตือนโดยทั่วไปมีอายุ 1 ปี ตามพระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงานไทย
• องค์กรควรตรวจสอบนโยบายภายในควบคู่กับข้อกำหนดของกฎหมายแรงงาน
• ศึกษาแนวทางเพิ่มเติมที่ กระทรวงแรงงาน เพื่อป้องกันข้อพิพาท

การตักเตือนด้วยกระบวนการที่โปร่งใสและเป็นธรรม ช่วยลดความขัดแย้งและป้องกันความเสี่ยงทางกฎหมายสำหรับทั้งองค์กรและพนักงาน

บทสรุป

กระบวนการเตือนอย่างเป็นระบบไม่ได้ปกป้ององค์กรเพียงอย่างเดียว แต่ยังสร้างวัฒนธรรมที่เป็นธรรม ชัดเจน และส่งเสริมการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

คุณสามารถเริ่มลงมือได้ตั้งแต่วันนี้: บันทึกพฤติกรรมพนักงานอย่างเป็นกลาง สื่อสารข้อกังวลแบบส่วนตัว กำหนดความคาดหวังที่ชัดเจนสำหรับการปรับปรุง และติดตามผลอย่างสม่ำเสมอ

ทำให้การปฏิบัติตามกฎหมายเป็นส่วนหนึ่งของกิจวัตรประจำวันโดยเก็บบันทึกอย่างละเอียดและมอบโอกาสให้ทีมได้แสดงความคิดเห็นเสมอ

หากคุณต้องการความมั่นใจในทุกขั้นตอนของกระบวนการเตือน ติดต่อเรา Themis Partner พร้อมให้คำแนะนำโดยผู้เชี่ยวชาญ ร่างเอกสารที่เป็นไปตามกฎหมาย และช่วยลดความเสี่ยงทางกฎหมาย เพื่อให้คุณสามารถมุ่งพัฒนาทีมงานของคุณได้อย่างเต็มที่